Norgine rationalise les approbations de contenu à travers les opérations mondiales et locales

PRINCIPAUX RÉSULTATS

Avec plus de dix ans d’expérience dans le domaine de la conformité, Agnès Keltie a conscience que ses collègues ne sont pas toujours ravis d’entendre parler d’elle. « Malgré sa nécessité, la conformité fait souvent l’effet d’une mouche un peu trop collante », plaisante cette responsable mondiale de la conformité des affaires médicales chez Norgine, laboratoire pharmaceutique leader en Europe et présent sur tous les marché européens.
« La tâche est parfois solitaire et ingrate, mais j’aime trouver des méthodes innovantes pour faire respecter les règles tout en engageant les parties prenantes impliquées. »

Le tact et l’influence sont des qualités essentielles pour s’imposer à ce poste, et il en a fallu à Agnès Keltie pour rationaliser l’approbation des contenus chez Norgine. En simplifiant les processus et en configurant de nouveaux workflows dans Veeva Vault PromoMats, l’entreprise a pu écourter le délai de révision et d’approbation, tout en ouvrant la voie à de nouvelles possibilités d’évolution au fil de sa croissance.

Trop de chefs en cuisine

Certaines habitudes ont la vie dure. L’entreprise appliquait le même processus d’approbation médical, juridique et réglementaire (MLR) depuis des années et, malgré l’évolution des réglementations européennes et l’introduction de nouvelles tactiques d’interactions au marketing mix, dont l’ajout des réseaux sociaux et du contenu dynamique , rien n’avait fondamentalement changé. « Cela donnait parfois l’impression que certains collaborateurs devaient réviser les documents simplement parce que nous avions toujours procédé de la sorte », se souvient Agnès Keltie.

Cette multitude d’interlocuteurs ralentissait les approbations et l’utilisation des contenus sur le terrain, mais conduisait aussi parfois l’équipe à perdre de vue le principal objectif de l’approbation des contenus :de garantir leur conformité aux différents codes de pratiques. « Les réviseurs commentaient toutes sortes de choses, y compris leurs préférences personnelles en matière de couleurs, de terminologie ou d’autres éléments liés à la forme, qui n’avaient rien à voir avec l’objectif premier de l’approbation des contenus », relate Agnès Keltie. « Si la législation ou les codes exigent qu’une personne valide un document, alors une seule personne doit intervenir », le reste pouvant être effectué en amont et potentiellement en dehors du système d’approbation des contenus.

Agnès Keltie avait conscience qu’il ne serait pas facile d’informer certains réviseurs que leur opinion n’était plus essentielle au processus d’approbation des contenus. Elle savait aussi que l’entreprise avait besoin d’un outil d’examen MLR suffisamment souple pour être configuré pour différents pays, chacun ayant ses propres obligations locales ; un outil offrant à Norgine la rapidité, l’évolutivité et l’intelligence nécessaires pour faire passer un cap à ses contenus.

Nouvelle technologie, nouvelles perspectives

Norgine a trouvé sa solution avec Vault PromoMats. « Nous recherchions un système adapté à chaque pays sans pour autant nécessiter de personnalisation excessive », explique Agnès Keltie. « Avec Vault PromoMats, nous disposons à la fois des fonctionnalités de collaboration internationale et de l’automatisation de la traçabilité nécessaires, et d’une souplesse suffisante pour éviter que chaque cas particulier ne devienne un problème. »

“Nous recherchions un système adapté à chaque pays sans pour autant nécessiter de personnalisation excessive. Avec Vault PromoMats, nous disposons à la fois des fonctionnalités de collaboration internationale et de l’automatisation de la traçabilité nécessaires, et d’une souplesse suffisante pour éviter que chaque cas particulier ne devienne un problème.” — Agnès Keltie, responsable mondiale de la conformité des affaires médicales chez Norgine

La mise en place d’une technologie adaptée était un prérequis à l’accélération des examens MLR chez Norgine, mais la gestion du changement nécessaire à l’implémentation du nouveau processus de révision était tout aussi importante, voire plus. « Les gens n’aiment pas qu’on leur dise ce qu’ils doivent faire », constate Agnès Keltie. « C’est là qu’il faut faire preuve d’un grand tact, en s’assurant qu’ils comprennent que le changement n’est pas là simplement pour les contrarier, mais pour aider chacun à gagner en efficacité à terme. »

Pour Agnès Keltie, la possibilité de discuter avec des homologues sur les forums Veeva au sujet de problématiques communes s’est avérée particulièrement utile pendant la transition. Membre active des communautés Veeva Content Metrics, Compliance et Content Space, elle contribue activement à l’ordre du jour des réunions, et a même prolongé des discussions avec certains membres de la communauté hors des sessions organisées par Veeva. « Ces communautés sont fantastiques. Tout le monde fait preuve d’une grande ouverture, cherche à améliorer les méthodes de travail et les produits Veeva et partage ses astuces, difficultés et connaissances, sans a priori », se réjouit-elle.

Veeva Pulse Content Metrics a aussi aidé l’équipe de Norgine en lui fournissant un point de référence pour les performances des contenus dans le monde, qui lui permet de cerner les écarts d’un marché à l’autre tant pourses médicaments que pour ses appareils médicaux. « Nous utilisons Veeva Pulse Content Metrics pour surveiller notre situation par rapport au benchmark de l’industrie et identifier les possibilités d’amélioration », explique Agnès Keltie.

Simplification des approbations grâce à un processus plus agile

Depuis mars 2020, Norgine a déployé Vault PromoMats auprès de ses équipes en charge des affaires médicales, des questions réglementaires et du marketing dans 11 régions composées de 20 pays et de ses fonctions internationales. Grâce au processus d’approbation des contenus plus agile et simple rendu possible par Vault PromoMats, ces équipes peuvent désormais collaborer et produire du contenu plus efficacement.

“De mon point de vue, l’appartenance à la communauté Veeva et l’utilisation de Veeva Pulse Content Metrics sont des piliers essentiels pour façonner l’avenir de nos efforts individuels et collectifs et améliorer le processus d’approbation des contenus.” —Agnès Keltie, responsable mondiale de la conformité des affaires médicales chez Norgine

D’ailleurs, outre la réduction de 50 % du nombre de personnes chargées d’approuver des contenus, l’entreprise a aussi mis en place un processus de révision de deux cycles au maximum, avec 82 % des ressources approuvées dans la journée. « Si l’on tient compte du fait que nous produisons environ 8 000 contenus par an, ces améliorations peuvent faire une différence considérable », considère Agnès Keltie.

Pour Norgine, le fait de pouvoir désormais mesurer et comparer de manière objective les performances de ses processus est une avancée majeure. Si l’entreprise continue d’utiliser destableaux de bord internes pour analyser sa performance de production de contenu, la vue de l’ensemble du secteur fournie par Veeva Pulse Content Metrics ajoute une nouvelle dimension pour saisir toutes les nuances des différents marchés et adapter son approche en conséquence.

« De mon point de vue, l’appartenance à la communauté Veeva et l’utilisation de Veeva Pulse Content Metrics sont des piliers essentiels pour façonner l’avenir de nos efforts individuels et collectifs et améliorer le processus d’approbation des contenus. »

Pour en savoir plus sur l’approche de Norgine en matière de contenu commercial, consultez cette séance de questions-réponses en compagnie d’Agnès Keltie et de Karen Timmins, en charge de la réglementation, publicité et promotions chez Takeda.